Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, kebutuhan akan informasi menjadi sangat penting, terutama dalam instansi pemerintahan dan swasta. Arsip merupakan sumber informasi berharga yang mendukung proses administrasi dan manajemen. Arsip statis, yang memiliki nilai sejarah dan informasi tinggi meskipun tidak lagi digunakan secara langsung, harus dilindungi dan dipelihara. Pelestarian arsip statis adalah upaya penting untuk memastikan arsip tetap aman dan terhindar dari kerusakan.
Memasuki era revolusi industri 4.0, digitalisasi arsip statis menjadi solusi dalam menghadapi tantangan kearsipan tradisional. Digitalisasi ini diharapkan dapat mengatasi kendala seperti pelestarian fisik arsip, efisiensi perpindahan arsip, serta penyimpanan data yang lebih efektif. Dengan digitalisasi, akses terhadap arsip menjadi lebih mudah dan cepat, serta pelayanan kearsipan menjadi lebih efisien. Pemerintah Daerah Kabupaten Lamongan melihat digitalisasi arsip sebagai langkah strategis untuk memastikan kelestarian arsip statis dengan autentisitas yang terjaga.
Proses digitalisasi arsip statis didukung oleh berbagai regulasi dan kebijakan, seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang mengatur pengelolaan arsip statis di tingkat kabupaten/kota. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 juga menyebutkan pentingnya alih media arsip statis melalui metode konservasi ke bentuk digital. Hal ini dilakukan untuk memudahkan akses dan menjamin keselamatan serta kelestarian arsip statis.
Inovasi Lisa Artis Pemda memfasilitasi akses arsip statis secara digital melalui halaman jikn.anri.go.id, yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Digitalisasi arsip tidak hanya melindungi arsip dari kerusakan, tetapi juga mempermudah pengguna dalam mengakses dan mencari arsip. Proses digitalisasi meliputi persiapan, konversi arsip fisik ke bentuk digital, manajemen mutu, dan penyimpanan yang sesuai dengan standar perundang-undangan. Arsip yang telah didigitalisasi kemudian diinput ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional, mempermudah akses bagi masyarakat.
Digitalisasi arsip statis di Kabupaten Lamongan membawa banyak manfaat, antara lain penyelamatan arsip, kemudahan akses, penghematan waktu, dan peningkatan efektifitas pelayanan publik. Arsip statis yang didigitalisasi terlindungi dari berbagai faktor perusak, baik internal maupun eksternal. Selain itu, digitalisasi juga memastikan adanya duplikasi atau cadangan arsip yang autentik dan terjamin keabsahannya. Dengan langkah ini, Pemerintah Daerah Kabupaten Lamongan berhasil menciptakan sistem kearsipan yang lebih modern dan responsif terhadap kebutuhan zaman.